浅谈外贸跟单实务教学改革思路
【摘 要】随着我国进出口贸易额突破1万亿美元，我国已跻身于世界贸易大国的前列，但我们离贸易强国仍有一定的距离。为使我国加速完成由贸易大国向贸易强国的转变，商务部启动了“十一五”人才强商系统工程。实施该工程的一个主要目的就是要提高外贸从业人员的综合素质，培养一批既了解外贸基础理论，又通晓外贸实际操作的专业人才，为我国外贸的可持续发展打下坚实的基础。
外贸跟单是外贸行业中不可缺少的一个岗位。从实际的情况看，一方面，外贸跟单岗位需要大量的外贸跟单员，另一方面，外贸跟单岗位又找不到既懂外贸，又懂商品等知识的“全能型”人才。这些都说明跟单员岗位的培训相对滞后，出现大量未经职业培训的非专业人员仓促上岗。因此，培养应用型和技术型的人才是当务之急。
【关键词】外贸跟单 详细流程 销售合同 样品及报价分析
一、外贸跟单
中国国际贸易学会根据商务部《“十一五”人才强商规划》以及《行政许可法》和《国务院关于大力发展职业教育的决定》等相关文件精神，成立了中国国际贸易学会商务专业培训考试办公室，以推动全国院校国际贸易专业的学科建设和人才强商行业标准的制定，为社会培训、评价和推荐优秀外贸跟单从业人员，从而促进整个国际商务事业的健康发展。
1、外贸跟单员，是指在进出口业务中，在贸易合同签订后，依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作，协助履行贸易合同的外贸业务人员。 外贸跟单员按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类： ①前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止； ②中程跟单是指“跟”到装船清关为止； ③全程跟单是指“跟”到货款到账，合同履行完毕为止。跟单员按业务性质分又可分为外贸跟单和订单跟单（生产跟单）。
2、外贸跟单员的基本职责：
（1）跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户，收回应收回的款项。
（2）同新、旧客户保持联系增加沟通，了解客户所需。
（3）接收客户的投诉信息，并将相关的信息传递到公司的相关部门。
（4）掌握、了解市场信息，开发新的客源。
（5）做好售后服务。
二、详细流程
1．客户询盘：
一般在客户下订Purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。
2．报价：
业务部及时回复客人查询，确定货物品名、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格、港口（空运机场）及柜型等，等和客户确定业务时， Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 给客户做正式报价。
3．得到订单：
经过洽谈，收到客户正式的订单 Purchase Order or sales contract。
4．下生产单：
得到客人的订单确认后，给工厂下订单(工厂自己安排生产计划)，安排生产计划。
5．业务审批：
业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后制成工作任务单，交给部门跟单员跟进。
6．下达生产通知：
业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：
6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后需业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人修改L/C。
6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。
6.3：如果是远期L/C, D/A等条款收汇方式的客户(不推荐运用这种方式)，需经总经理确认批准。
7．验货：
7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货(部门跟单员跟进)。
7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知外贸部。
7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8．备制基本文件单证:
在收到客户正式的订单时，应制作出口合同, 出口商业发票,装箱单，出口货物托运单,核销单, 报关单, 报关委托书, 报验委托书(工厂的外贸人员还需要准备: 商检换证凭单,纸箱检验单) 等文件.（应由单证员制作，交给业务跟单员跟进）。
9．商检：
如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票, 装箱单等商检所需资料。而且要告诉工厂产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10．租船订仓：
10.1．如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期7天之前向货运公司发出书面定仓通知，通常在开船5天前可拿到进仓单。
10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，到港时间准时,船期时间合适的船公司，并告诉业务员通知客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前一周书面定仓，程序同上。
10.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到进仓单时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。
10.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面出口货物托运单，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错.
11．安排拖柜：
(千万记住装柜前要检查集装箱柜里是否有破旧,破损,破裂的地方)
11.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可
靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/装柜图纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司监装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份装柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等.
11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记下装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住封紧锁上.
12．委托报关：
在拖柜前要将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话地址等。
13．获得运输文件：
13.1．最迟在开船后两天内，要将提单补充内容(如果需要修改的话)传真给船运公司或货运代理。提单补充内容要按照L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2．督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。
13.3．及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。13.4. 如果客户是做FOB条款的, 应该及时通知客户保险,并将提单副本传真给他.
14．准备其他文件
14.1．商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
14.2．FORM A原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到当地商品检验局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。
14.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
14.4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。
14.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要与提单相符。
15． 交单：
15.1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
15.2．采用30% deposit,T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付70%余款，确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
15.3．如果100%T/T收汇的，要求收全款货款才能做货的，要等收款后再安排生产。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
16．业务登记：
每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。 17．文件存档：
所有的外贸单证、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
18．单证员平时应注意收集海空运价,船期，航线，等信息，为业务员的报价提供帮助.
样品费用
单独将样品费用拿出来讨论是因为现在许多公司非常关心这个问题。是否收取样品费用是根据公司不同时期的策略来决定的。现在公司的样品费用措施如下：
三、样品及报价分析
样品是业务流程中不可缺少的一部分，是前步工作询价及讨价还价的后继工作，是订单确认的前奏。在样品方面，业务人员要做以下工作：
1、辨析客户索样意向。 每个公司对样品都会有一套措施。而业务人员因为与客户接触最多，说话权也最大。作为业务人员来说，当然是寄出的样品越多，接单的可能性也越大。但从公司整体利益及长远的发展来说，业务人员需分辨是否需要为此客户提供样品很有必要。第一、公司资源有限：每天制作的样品数量，样品制作成本，公司整体出样效率/速度。 第二、产品款式曝光过多会使产品销售寿命减短，新款式利润减少。但以上两点不要成为公司对业务人员样品制作限制的借口。公司在样品方面实行“按需分配，整体统计”的原则。按需分配：即按业务人员所需来制作样品；整体统计：对每个业务人员打样数量进行统计。
2、与样品制作部门进行沟通，保证寄出所有样品符合要求，质量令客户满意。客户收到不满意的样品，后果是很严重的---连下次询价的机会都不会给你。客户对样品的不满意表现在：1. 产品不符合客户要求（颜色，结构，配置，包装等） 2. 产品质量有问题 3. 样品根本不是客户需要的样品。以上情况无论是哪一种，都会令客户对企业的服务能力产生怀疑。所以业务人员如果决定安排样品，就需要制作，质量合格、符合客户要求的样品。
3、确认样品制作细节，合理使用样品制作部门的资源。在向样品制作部门下单要求制作样品前，需要和客户完成样品所有细节方面的确认。然后再向样品制作部门下达制作指示。因为样品细节的任何更改将为样品制作部门带来很大的工作量而影响其他样品的制作。
4、样品完成时间是体现企业能力的一部分。在业务人员决定要制作样品时，样品制作部门需尽一切办法保证样品在要求时间完成。
5、样品收费和免费原则没有绝对。它是企业不时阶段采取的一种策略。公司制订的样品费用原则后，业务人员需按照规定来执行。
6、样品制作完成以后，业务人员需对样品进行检查，以确保样品所有细节符合客户要求。同时，业务人员必须留有相同一套样品在手上。此套样品作为业务人员将来与客户进行沟通的基础，也是订单确认的标准。这一点非常重要。而有一些公司没有充分认识到此套样品的重要性，为客户提供样品时，公司没有留相同的样品作为标准，而只是留下纸格，材料样等。当客户需要进一步确认细节时，业务人员就没有任何与客户进行沟通的基础了。如果客户说到了一点，而业务人员不清楚。这样会给客户很坏的印象。
7、样品制作进度和情况需向客户进行反馈，以让客户了解样品正在制作过程中。
8、样品制作完成后需拍照后才能寄出。寄出时，需包装完整并使用合适的包装箱，以保证样品在运输过程中不被损坏。寄出后立即向客户提供快递单号，以方便客户查收。样品运费： 客户支付样品运费，仅限于新客户及国外客户。
样品收费原则：
1、对于初次交往的客户
a) 对国内客户收取样品费用.按产品报价的三倍收取,另加快递费用. 如真皮产品,按整张真皮收到费用.
b) E-MAIL或FAX样品费用的形式发票给客户确认及要求支付费用。在样品形式发票上需注明工厂详细资料。
注：此策略可以将许多没诚意做订单及是索取样品的公司从客户中过滤出来，而方便企业将重点放在有效的客户身上。
2、合作的贸易公司（有过订单的公司）
a) 在样品费用较小及公司主营产品与工厂产品对口的情况下，免费提供样品；客户需支付样品运费。对连运费都不想支付的公司，可以将这些公司纳入放弃的客户群体。
b) 当样品费用较重，需收取样品费用，承诺在订单后从货款中全部退还。且在订单后主动将样品费用退还
3 、大客户（订单频率较高，数量较大者）
样品全部免费，如果客户同意，让客户支付样品运费。
4 、国外客户需支付样品运费，样品免费；如样品制作费用较重（涉及到印刷、模具等），需让客户支付部分样品费用。
关于样品费用这个问题，两种处理方式（收取样品费用，免费）都是正确的。主要看公司在客户开发上的策略。现在市场趋势是供过于求，每一种产品有上千家生产商，供买家选择的空间太大。我们来分析两种方式的优势和劣势。
收取样品费用
使公司有限的资源更有效地被利用。并过滤掉许多无价值的客户，使公司更好的为部分客户提供服务。同地减少公司在样品成本方面的开支。
样品免费
从态度来说，是积极性的进攻。同时，为竞争对手制造障碍。公司承担所有样品制作费用，在样品上的负担较重。
从以上两方面可以分析，两种方式我更喜欢后者。从两者来说，前者较为谨慎，而后者表现得较为主动，体现出另一种气势。现在很多大型公司对直接客户使用的就是这种方式，只要产品质量，服务，新产品推出一系列的程序不出现问题，其他公司很难切入进去。也就是说，他们自己为难自己，也为同行制造了障碍。 样品免费，那么如何辨别客户价值就会被提到日程中来。对有价值的客户采取攻堡垒的方式来进行开拓。这是一种很主动的客户开发方式。也将会带来直接效果。
谈到这里，也要提及一个细节，那就是客户如果索取产品目录，公司该采取什么样的处理方式来对待运费的问题？ 这与样品费用是相同的。每个公司都有不同的处理方式，所以每个公司也就形成了不同的客户群体和企业文化。
报价
价格，不管是4P，4C还是4R，价格因素始终是公司发展需要准确定位的最要策略因素。价格定位最基本的一条就是做到合理。价格的高和低，只有合理和不合理之分；它只是公司策略的一部分。再贵的东西都有客户来消费，而再便宜的产品也会无人光顾。 公司的价格策略一定是由公司经过整体多方面的分析后定位出来的。
价格定位一般是通过两种方式：1. 成本定价法 2. 市场信息定价法。成本定价法为99%的生产型企业的定价方式。而市场信息分析定价法因为因素众多且对价格定位者要求较高，一般被国外公司使用，也被国内一些大型公司使用。
报价表
公司以一定的数量为基础，提供一份产品价格表（PRICELIST）。 此报价表上的数据是企业发展策略的一部分。因为它决定了公司业务开拓的切入口。 价格的定位也就将客户进行了定位。不同的价格就会培养不同素质的客户群，也就决定了公司的发展方向，产品/服务策略，发展速度和未来。所以小小的一份报价表，看似简单，实则要经过仔细和认真的推敲。
报价程序
报价表报价程序的一部分。第一份报价表制作出来后，需经过市场的测试后进行调整后才会慢慢的变得更可行，而企业也需要依据此信息进行策略上的调整。而市场的测试的代价有多高，大家可以想象吗？ 它是以客户作为试测品来进行测试的。所有从市场上反馈来的信息是多么宝贵，需要经过认真的整理、归纳和分析后，就成为公司发展的重要依据。而有多少公司对这些信息进行了分析呢？有多少业务/市场人员将收集来的信息以平和的心态向公司进行反馈和建议呢？
在对外贸易中有个东西--“惯例”。它在整个外贸流程中都非常重要。在报价方面，它体现如下：
1、价格以数量的确定为基础。
2、在相同条件下，价格只能下降，不能上涨。
3、数量增加，价格会下降。数量减少，价格会上涨。
4、对产品细节进行了更改，会影响价格的调整。对产品增加了配置，价格会上张。减少了配置，价格会下降。
5、相同规格的配置，在不同产品上价格相同。主要表现在商标的印刷/压印，金属商标，产品包装胶袋及纸盒等。
6、相同配置下，报价与同行之间相差太远。除非有侧面的因素相称（如有ISO认证，强有力的售后服务等）所以成本的核算须求准确。
7、相同条件下，报价后进行大幅度的降价。
最后两点，在许多企业实际操作中经常发生。报价高出同行太多或为了接下订单而接受客户大幅度的砍价，这两点被许多中国人认为是对客户的支持；而它们被国外客户认同为“欺诈/敲诈”MAKE MORE BENEFIT THAN OTHER SUPPLIERS和“不负责任”—NO RESPOSIBILITY。客户在对公司的认可上也会大打折扣。
所以报价并不是一个很简单的活动，它是企业与新客户沟通的切入口，需要认真对待。
每个企业的产品的价格定位是很艰难的一个过程。而国内的价格定位的方式是先以成本定价法进行定价，而以市场进行测试调整后实施。这是比较普通的方法。也是我就职的几个公司普遍使用的方法。
